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解決済みの質問

昼休みの電話番は、営業? 事務?

営業の会社です。昼休みとかの電話番は、どうしていますか? 昼休みとかは、総務(事務)部門とかが当番制にして2人ぐらいでもっと協力してほしいと思っています。昼休みとかに営業が残っていることあったとしてもです。外からの電話は、面倒くさいのでしょうか?でも営業の会社ですからねぇ・・ご意見を!

投稿日時 - 2003-11-14 01:09:37

QNo.705203

暇なときに回答ください

質問者が選んだベストアンサー

#1、3です。

> 当番制(昼休み)にすることですっきりするような気がします。どうなんでしょうか?

私が以前いた会社では、営業部でしたが物を売る部署ではなく、一人だけ部署に
残って電話番をしていました。その前は「女性だけ交代で残る」というルールが
あり、女性側で爆発しました。「なぜ男性は一斉に昼休みを取り、女性は交代なのか?」
と。上司は「女性がすいた時間に銀行に行ったりできるようにだ」と意味不明な
理由を述べましたが、男性は仮に仕事で12時半からお昼に行っても1時には席に
いなくてはならない、というルールがありました。

とりあえず、ずっとあった不満が、上司の転勤後に話し合いがあり、これが普段
電話を取らない上司間だけで決まってしまったのですが、毎日一人だけ残るという
考えも、非常に反感を買いました。
理由は「普段電話を暇でも取らない社員(男女含めて)だけで昼くらいは交代で
取ってくれ」という不満でした。
つまり、1860soranさんの会社でも同じような思いを事務の人がしているのではない
でしょうか???

#1ではあくまでもお昼の電話取りについて書きましたが、どうやら昼間も電話に
営業の方は出ないのですね。でしたら、やはり昼くらいは取ってよ、となるのが
普通じゃないでしょうか???

> どちらにしても事務の責任者としては、「事務の人は、電話を取らない!」の一言に「ムっとした」状態です。

お昼休みに関してですか? お昼は席で食べるということでしょうか?
でしたら、お昼を食べている人は休憩中なのですから、別の方が電話を取るべきと
思います。
電話は誰が取ると決まっているものではないのです。
交換台がいたって、内線で電話がまわされて本人が席にいない場合などは誰かが
取りますよね? いないからって出ないってことはないですよね?
それを、「事務の人は、電話を取らない!」なんて言ったら誰だって頭にきますよね。
勤務中も取ってくれないのですか? もしそうなら営業が取っているのですか?
よくわかりませんが、当番制にするにしても揉めそうですね。
いっそのこと、お昼は留守番電話にしてもいいかもしれません。
私が電話番をしていた時は12時から13時って緊急の電話しかかからないので
滅多に鳴らなかったですよ。昼休みに電話をかけるのは、マナー違反ですので、
おえらいさんとかしかかけてこないです。
ただ、それが業務に支障になるのであれば、やはり話し合うしかないのですが・・・

投稿日時 - 2003-11-14 13:08:58

お礼

回答ありがとうございます。
私の居る営業所では、昼休みには、本社転送の電話になります。これは、昼間など営業・事務が居ない時に問い合わせなどで迷惑を掛けないということです。いつのまにか昼休みなると営業事務の人が転送電話に切り替えてじっくりと食事を取る習慣が出来ました。それでも電話したい人は、社員専用外線を鳴らします。営業所には、営業事務がいますので電話を取るのも仕事として昼間以外も積極的に取っています。 それは、問題もありません。

問題は、その転送された電話を取らざる得ない本社の人です。 何故か当番も電話番もありません。昼休みは,昼休という文化があります。  

ただ問題は、「昼休み」ということで質問を書きましたが考えてみると実際は、少ないかもしれません。(少なくなってきている)

 営業の少なくなった時間帯に営業事務がとるのか総務・業務部門の事務が取るのか・残っている営業が取るのか問題ですね。失礼しました。

5、6回も電話がなってしまうこと。電話についてのルールが出来ないようです。この質問のきっかけになったのもそのルールを作って皆で考えようということで事務部門の責任者に問題を提起を提起したのです。「電話に出れない時は、事務部門でも電話を取るよう考えて頂けませんか?」この設問にカチンときたようです。

あるの支店にいた時は、昼間は、営業事務が電話を優先的取る。 昼休みは、事務部門(総務・業務)が交代で電話番をしていました。(昼休みは、1時間ズレます)それを念頭において問題を提起をしたのです。ただその中で私自信も営業の会社だから営業がエライという気持ちがあったのも事実ですし、その気持ちが出ていると話合いもうまくいきません。皆さんの回答を読むとそのことが痛切にわかりました。なるほどと・・・

どちらにしてもお互いわかりあえるコミュミケーション、システムをじっくり検討する場改めて作ります。

度重なるご意見ありがとうございました。今後の参考にさせていただきます。

投稿日時 - 2003-11-15 20:29:55

ANo.7

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回答(8)

ANo.8

事務の休み時間を1時間ずらせばいいのでは?
休み時間に電話を取るというしごとをするから不満が出るのでしょうね。

私のところは、事務と営業との休み時間がずれています。
あと、所長、支店長も電話取ります。
人数少ないので。

参考に

投稿日時 - 2003-11-15 20:21:36

お礼

回答ありがとうございます。
昼休みの電話ということで質問させていただきましたが皆さんの回答を読んでいろいろと考えさせられました。結局は、営業の会社だから「営業」を中心に考えるべきで総務・事務部門などスタッフなどもっと営業をサポートすべきだという思い込みがあったようです。(もちろんそのような事を口にだすこともありませんでした)

私の会社では、基本的に男とか女とかでの役割という考え方もありません。女性がお茶くみをすることもありません。どの大学を卒業したか?といこともありません。信頼される仕事ができるかどうか。(営業であれば粗利、売上げを会社にもたらすか)の一言です。

ある意味で社内は、対等の関係で業務としての指示系統の元に役割が決まってしまうわけです。そこでそのへんの役割もご指摘のように「当番制」で電話をとればいいのにという考えてがありましたのでその役割を決めようと思ったのですが自分たち(営業)の部門のことは、とりあえず他の部門に問題提起しないでよ。とことにしたのです。

人数の少ない営業所10人~30人では、このような問題は、ありません。 本社でそのような問題が発生しているのです。 どちらにしてもどっちが正しいとかの思いで話合うのでは、難しいでしょう。場を設けてじっくりと話あえば解決するかもしれません。
ありがとうございました。

投稿日時 - 2003-11-16 10:46:18

ANo.6

業種などによって事情があるのかもしれませんが・・・

昼休みは、”昼休み”ですよね。労働者はきちんと休憩をとる権利があり、経営者は労働者に規定通り休憩をとらせる義務がありますよね。ちょっとご質問の趣旨と異なりますが、多くの会社で、昼休み時間にも関わらず交代制で電話番をするのが当然であるとされている事自体に、私は疑問を持っています。うちは特殊だから・・・というのはほとんどの会社の方が言う事なのですが、お客様に、何時から何時は昼休み、ときちんと伝えてあれば良いのです。#5の方の回答が当然のやり方だと認識しています。

そして、多くの場合に、電話番は女子社員になり、男性営業員が女子社員を秘書扱いしている会社が多い事から、このような議論は必然的に起きてしまうのです。

業務が営業かというのは役割分担の問題であって、それぞれが仕事をもっていて休みの権利を持っている中で、「営業が電話に出たほうが効率が良い場合が多いから」「昼休み中も実質忙しいのだから事務の女子にでてもらった方が良い」などという言い分は、どっちもどっちです。

昼休み1時間だけ留守番電話を設定する事で売上が特別落ちるとも思えません。12時から13時の間あたりは、誰でも昼食時であると知っています。顧客が企業の場合は相手も休み時間中のはずですし、個人の場合も、今昼休み中だから通じないんだな、と納得できるはずです。個人的には、そのような時間帯に電話をし、「今食事に出ていて担当者がいません」と言われても、仕方ないと感じます。むしろきっちり休んで、仕事を頑張ってもらった方が。

つまり、営業か、事務か、という議論自体が不毛なのであって、問題は会社側の体制にあるという意見でした。

ちなみに以前勤めていた会社では、休み時間中に電話がなる事はほとんどなく、なった時は急ぎでそれなりの必要性がある場合が多いので、それなりにそれぞれの担当者が対応していました。休み時間中に自分宛の電話を人にとってもらった時は、申し訳ない気持ちでした。

会社、営業員、業務担当者、みんなの意識改革が必要だな、と思います。

投稿日時 - 2003-11-14 08:30:38

お礼

回答ありがとうございます。
>労働者は、きちんと休憩をとる権利がある・・・
なるほど。権利とまで考えたことは、ありませんでした。そうなると交代制も疑問となるわけですね。とするとテープとかで案内しないと結局外部からの電話を誰がとるのかという不満が出てくるかもしれません。

>電話番は女子社員になり、男性営業員が女子社員を秘書扱いしている会社が多い事から
私の会社では、それは、皆無です。というより入社年度の若い人が積極的に電話を取らしている状態です。 それでも取らない場合は、先輩社員が黙って電話とります。別に文句を言うこともありませんけど・・(無言の圧力かもしれませんが)

>営業か、事務か、という議論自体が不毛なのであって
なるほど。 ただ議論をすすめるにあたっては、こちらがそのつもりがなくても議論をすすめるうちに結局こちらに(事務部門)に押し付けているように思われてしまう可能性があります。会社の規模が大きくなればなるほどお互い組織、人それぞれ見えなくなってしまうところがあります。 その意識改革・・・大事なんですよ。でも難しく思います。 大変考えさせられるご意見でした。

投稿日時 - 2003-11-15 13:30:45

ANo.5

私が前職で勤務していた企業では、各営業が全員携帯を
持っておりましたので、昼休みの電話は全て留守番電話
で問題ありませんでした。

投稿日時 - 2003-11-14 07:09:28

お礼

回答ありがとうございます。
私どもでも昼間に相手先に電話するのは、マナー違反だと思います。それ以前の常識かもしれません。

私の会社でも本社、出先を含めて昼間の時間帯と業務終了後は、テ-プを流していた時期もあります。
ただ顧客からの問合せで不愉快な思いをされた少数お客様からのクレ-ムでいつのまにか廃止になった経緯があります。

ただ私の営業所では、いまでも昼の時間は、本社に転送電話しています。 ものすごく気が楽です。でも転送を昼休みに受けている人がいるのも事実です。

投稿日時 - 2003-11-14 22:48:09

ANo.4

どのような営業なのかにもよりますが。。。

普通、事務の方の感覚ならば、忙しいのはお互い様であり、営業宛の電話に営業が出ないで私達(事務)に出ろというのは納得できないでしょうね。
事務だって、お昼休みは取りたいでしょう。
「営業は社内にいたって忙しいんだ」と事務の人に言えば「仕事してるのはお前らだけじゃねぇよ!」と怒鳴られるのがオチです。

また、事務の方で充分に対応できるようなものでしたら、まだいいのですが、営業宛の電話は場合によっては知識を必要とする場合もあるでしょうから、できるだけ営業が取る方が望ましいと思われます。

と言いましても、昼休みに限らず、席にいる営業担当者が極めて少なく、かかってくる電話がかなり多いということであれば電話受付や取次ぎを1つの業務として認識して、派遣社員を雇うなり、誰が受けるのかを明確にしておくべきでしょうね。

ルールをはっきりさせないと、お互いの不満が溜まり、部署間の関係が悪化し、会社にとってもマイナスです。
営業が電話に出られないなら、その状況をキチンと上司に説明・相談して解決するようにお願いしてみてはどうでしょうか。

ご参考までに申しますと、事務の方は「営業は外でサボれるけど、自分達はそんな訳にはいかない」と思っている方もいます。
営業の方は「だれが稼いでるおかげで、エアコンの効いた社内でのんびりしていられると思ってるんだ」と思っている方もいます。

ルールをしっかり決めて、それをお互いが守り、お互いに感謝できるような関係を作られるようになさって下さいね。
「敵」じゃなくて「味方・仲間」なのですから。

ご参考になれば幸いです。

投稿日時 - 2003-11-14 02:13:54

お礼

回答ありがとうございます。

>ルールをはっきりさせないと、お互いの不満が溜まり、部署間の関係が悪化し、会社にとってもマイナスです。

そうですね。

基本的には、電話は、入社年度が浅い新人ほどよく電話を取ります。私も電話は、好きです。
そのルールを作りたいデスネ。

>「敵」じゃなくて「味方・仲間」なのですから。

その通りです。

投稿日時 - 2003-11-14 03:11:02

ANo.3

#1です。

> 昼間も営業が中にいるのは、それなりの仕事があるからです。提案書や見積もり、資料に目を通したりと暇そうでもやっぱり忙しいのです。だから昼休みぐらいは、事務部門で電話を取ってほしいのです。

これは、事務側も同じ気持ちなのではないでしょうか?
営業なしでは会社にお金が入ってこないのは、事務のかたも理解しているはず。
でも会社の状況によっては、営業が電話に出れば一回で済む話を、事務が出た
ためにダラダラ・・・なんてこともありますし、いずれにしても「忙しいのは
営業。事務はヒマ」という考えは捨てたほうがいいと思いますよ。
おそらく事務の方は営業の方がいない間、中で会社を守っていますよね?
営業の方をサポートしていませんか?

社内の状況まではわかりませんが、電話をまわした時に何も言わず電話を代わる人、
「いないと言って」と言う人、嫌われます。
電話をまわされたら「ありがとう」とお礼を言ったほうがいいです。事務の方が
電話を取ったから、あなたに仕事の電話がまわったのですから・・・
居留守についても、あなた宛にかかった電話を、自分が忙しいからと人に断らせる
のは失礼です。セールスなどの電話であれば「仕事中ですので切らせていただ
きます」で本人が断ればいいのです。
実践されていることであれば、申し訳ないのですが・・・

> 事務部門の責任者にも話たのですが「昼間も営業が居るでしょう?」で事務部門としては、消極的なんです。

消極的なのではなく、社内の関係がうまくいっていないのでは?!と感じます。
事務の方も何かしら営業の方が電話を取らないことに対し、不満を持っていると
察します。気持ち良く仕事ができていないという・・・

電話は誰が取ると決まったものではありません。
当番制で昼休み残る人がいて、仕事のキリが悪く残っている人がいれば、その人も
電話を取らなくてはなりません。「当番じゃないから」という考えではダメ
でしょう。

> だから冒頭に書いたように「営業の会社だから・・・」「もっと協力してよ・・・」と個人的には、言いたいのですが・・・

「営業の会社」という意味がわからないのですが、そういう態度が現れて
「営業はえらい」「営業は大変」と思わせているのではないかと思いますが・・・

とにかく事務の責任者とではなく、社内全体(上のほうの人)と話をしてください。

投稿日時 - 2003-11-14 02:05:32

お礼

再度の回答ありがとうございます。

>「営業の会社」という意味がわからないのですが、そういう態度が現れて「営業はえらい」「営業は大変」と思わせているのではないかと思いますが・・・

そういう気持ちがあるのも事実です。そして事務部門に感謝気持ちももっています。また営業が居るのに電話に出ないことに不満を事務部門がご指摘ように思っているのも事実でしょう。ただ昼休みの時間帯については、どうなんでしょうかという質問になるかと思います。

>当番制で昼休み残る人がいて、仕事のキリが悪く残っている人がいれば、その人電話を取らなくてはなりません。「当番じゃないから」という考えではダメ でしょう。

その通りと言えばそうなんです。でも当番制(昼休み)にすることですっきりするような気がします。どうなんでしょうか?

どちらにしても事務の責任者としては、「事務の人は、電話を取らない!」の一言に「ムっとした」状態です。

最終的には、お互い気持ちよく仕事できるようにしていかないといけませんね。えらいとか当たり前とかじゃなくてお互い自然と・・・・自分たち会社ですから。

投稿日時 - 2003-11-14 02:56:25

ANo.2

以前勤めていた会社では、内勤の者が交代で休みを取って電話に出ていました。電話を先に取る順番は、
内勤の女性(一般事務)→その他の内勤(経理など)→残っている営業→昼食中の人たち
こんな感じでした。
誰が優先的に電話を取るかは、どんな電話がよくかかってくるかということと、内勤の人たちの業務範囲によると思います。
たとえば、かかってくる殆どの電話が社内からというところなら、内勤の営業事務や外回りの営業が優先的に出ても結局よくわからず、場合によっては誰に振っていいかすらわからず往生することがあります。
一方、今現在営業をかけている相手からよくかかってくるところでは、逆に総務や事務部門が電話に出るより、直接営業が出た方が、より的確に対応できるでしょう。
というわけで、なかなか一概にこれがいいとはいえないと思います。
すみません。話がそれてしまいましたでしょうか。

投稿日時 - 2003-11-14 01:25:15

お礼

回答ありがとうございます。
会社では、社外からの問い合わせ(殆どが担当営業から電話ほしい)の番号と社内への各部門への番号と分かれています。 結局社外の電話をNo2さんの会社のように誰がどのような順番でとるのかがはっきりとしていないのです。また事務部門としては、営業宛の電話でしょうと協力的じゃないのです。

だから冒頭に書いたように「営業の会社だから・・・」「もっと協力してよ・・・」と個人的には、言いたいのですが・・・

投稿日時 - 2003-11-14 01:47:05

ANo.1

販売職などだと、昼休みの時間がバラバラなので、仕事している人が電話に
出ればいいのですが、以前いた職場では昼の時間が決まっていたため、当番制に
したり、いろいろでした。

結局のところ、1860soranさんは営業側の意見として書かれているのでしょうか?
私は事務担当でしたが、営業の会社であれば、出た電話が直接営業(売上)に
結びつくことも多いので、社内にいる時は積極的に電話に出るべきでしょうね。
事務部門では「いつも私達が電話とっているんだから、昼は営業がいるなら
とってよねー」と思っている場合があります。

電話に出ると、自分の仕事が絶対に遅れますし、電話に出る人って決まって
るんですよねぇ。遅い人は遅いし、わざと遅く受話器に手を出して、とれなかった
ふりする人とかいます。

どういう意味での質問かわかりませんが、社内で昼休みの電話受けについて話し
合いをしてもいいと思いますよ。

投稿日時 - 2003-11-14 01:24:16

お礼

早速の回答ありがとうございます。
質問の趣旨は、
>事務部門では「いつも私達が電話とっているんだから、昼は営業がいるならとってよねー」と思っている場合があります。

昼間も営業が中にいるのは、それなりの仕事があるからです。提案書や見積もり、資料に目を通したりと暇そうでもやっぱり忙しいのです。だから昼休みぐらいは、事務部門で電話を取ってほしいのです。だた当番制にしないと不公平感がうまれると思うのです。 事務部門の責任者にも話たのですが「昼間も営業が居るでしょう?」で事務部門としては、消極的なんです。 

投稿日時 - 2003-11-14 01:37:11

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