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解決済みの質問

電話のメモについて

 電話があったとメモを残したいのです。

 アルバイトで事務の仕事をしています。営業さんが外回りや出張で外出されている際、電話がかかってきて後でおりかえしてほしいと連絡があり、メモをとり営業さんに渡しました。

 毎回、「これ、どういうこと?誰?」と突っ込まれ、私のメモを理解してくれていなく、何の役にもたっていません。

 会社によってまちまちですが、一般的に電話のメモは、みなさんどうとられているのでしょうか?そのメモは、担当者の席のどのあたりにおいておかれますか?

 電話の相手が、折り返し先を言ってくれない、「営業がしっているよ」といった場合、どうされているのでしょうか?

投稿日時 - 2010-04-15 09:03:06

QNo.5827205

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

> 毎回、「これ、どういうこと?誰?」と突っ込まれ、私のメモを理解してくれていなく、何の役にもたっていません。
ということは、相手から重要なことを聞き出せていないということです。
・相手の会社、部署、名前
・要件
・相手の連絡先
のいずれかが抜けているからです。
単純に「○○さんが折り返してほしい」というだけでは内容は伝わりませんし、名字だけ聞いても同じ名字の人が複数いたら混乱するだけです。
上記を「やっている」とおっしゃるのなら、「相手に伝わっていない」という時点で理解やり方が間違っています。

>電話の相手が、折り返し先を言ってくれない、「営業がしっているよ」といった場合、どうされているのでしょうか?
聞き出します。

投稿日時 - 2010-04-15 09:23:36

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回答(7)

ANo.7

NO.6で回答した者です。
たびたび失礼します。

参考URLが抜けていたので、再度投稿させて頂きました。

参考URL以外にも、無料でダウンロードできる伝言メモ書式はたくさんありますので、必要であればネットで検索して、ご自分の使いやすいものを使ってみてくださいね。

参考URL:http://format.fideli.com/format/r_id_fme_fmu_195_domain_format_.html

投稿日時 - 2010-04-15 13:46:05

ANo.6

私の場合は、「電話があった日時、相手の名前、用件、連絡先電話番号など」を書き込む自作の伝言メモを使って、要点を聞き漏らさないように電話を受けています。
参考になるかどうか分かりませんが、ネットで「伝言メモ、書式」といったキーワードで検索すれば、無料でダウンロードできる伝言メモの書式があります。(参考URLに、ダウンロードできる伝言メモの一例をあげておきますね。)

あと、伝言メモは、担当者の机の出来れば中央の目に留まりやすい場所にセロテープでとめています。
尚、伝言メモを机に置くのは勿論ですが、担当者が帰社したら、口答でも電話があった事を伝えています。
(中には伝言メモに気付かない担当者もいるので、連絡ミスを失くすためにも、やはり口答でも伝える事は大切だと思います。)

それから、電話の相手が連絡先の番号を教えてくれない場合ですが、私の場合は「もし万が一、何らかの事情で担当者からお電話できないような事があった場合、連絡先が分かりませんとその旨ご連絡も出来ませんので、宜しければ念の為に、電話番号をお伺いできますでしょうか?」とお伝えして電話番号を教えてもらっています。
でも、それでも教えてもらえない時は、あまりしつこく聞いても失礼なので、それ以上は聞きませんけどね(^^;

電話番号を教えてもらえない場合のもう一つの対応法としては、お名前(しかも苗字だけ)だと特定が難しいので、合わせて社名なり、お住まいの住所(あまり細かくなくても良いので、どこの市や町に住んでいるのか程度)といった、名前以外の情報を聞いておくのも、誰かを特定するのに役立ちます。

投稿日時 - 2010-04-15 13:40:17

どこでもやってると思いますけど、電話のメモ専用のフォームを作っておくと楽です。

たとえばこんな感じ:
┌─────────────────────────────
│To:_______________________さん
│From:_______________________

│法人名: _______________ の 名前: ______________ 様より
│受付日時: 2010年__月__日 __時__分 にお電話がありました。
│TEL:____-_____-______

│□至急 □_________(□迄に/□頃に) 
│□折り返し電話してください □折り返し不要です □その他

│[内容]
│_________________________________________________________
│_________________________________________________________
│_________________________________________________________
│_________________________________________________________
│_________________________________________________________
│_________________________________________________________
│_________________________________________________________
│_________________________________________________________
└─────────────────────────────

サイズはA6(A4の用紙の4分の1)くらいが使いやすいです。
自分で作れるので、ワープロでフォームを書いてまとめて印刷しておきます。
こういうの専用の裏が貼り付けられるようなのも文具店で売られていますからそういうのを利用してもいいです。
電話を沢山とる人ならば、同じ用紙を沢山作って電話の脇に置いておきます。
すでに誰かが作ってもっている可能性が高いのでそれをもらってもいいでしょう。

おき場所ですが、伝言する相手の机の中で、付箋だったらPCの画面とか、戻ってきたら必ず見る(触る)部分に置いて(貼って)おきます。付箋でない場合は真ん中とか、書類用のトレイとかですね。人が横を通ったときに風圧で飛んでいってしまうことがあるのでペンとかクリップなんかを上に置いておくといいでしょう。セロテープで貼り付けてもいいです。

相手の連絡先は必ず聞き出します。法人名と部署名と氏名(下の名前も聞く・・・かけなおしたときに同姓の人がいて困ることが結構あります・・・先方がこの苗字は一人だけだからといってくれたならいいけど)を聞く。

先方が、「営業がしっているよ」と言ってきても、面倒くさがられても、偉い人であっても、「念のため」としつこく必ず聞いて、聞き取りづらかったら何度でも聞いて、聞き終わったら復唱することが肝心です。
折り返しすべきかどうかも必ず確認する。
緊急度はどのくらいか(外出中の担当者に携帯で呼び出しをかけるか、戻ってきてからでもいいのか)を聞く。
こちらからかけなおすとき、相手が不在の場合があるので、いつごろだったらいいかも聞いて置く。

投稿日時 - 2010-04-15 13:26:51

ANo.4

ドコの誰か判らない電話のメモってあるんですヨ。何か売り込みの電話みたいなのとか。
そう言う場合は「○○は外出しておりますが、どういうご用件でしょうか?」と聞けば、仕事関係か売り込みとかなのかは、大体は判ります。
売り込みの場合は「ちょっと御挨拶で」とか「個人的な用件で」など、仕事と関係が有りそうなコトは言わない場合が多いですから。

こんなカンジのメモを取ればいいですよ。

○○さんへ
日時  ○月○日 ○○:○○
相手  会社名(○○(株)) 相手(○○様)
用件  ・電話が有ったことをお伝え下さい。
    ・折り返し連絡を下さい。(TEL No. )
    ・伝言(・・・・・・・・・・・・・・・・・・)
その他 (・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・)
○○受(←自分)

伝言などはなるべく簡潔に。
『請求書の数量に関する問い合わせでした』
『○月×日に納入した製品に関するクレームでした。』
くらいで良いです。
まずは折り返し電話する際などに、「何の何について電話するのか?」が判る程度で充分です。

逆にダラダラ書くと「何の何について」が判りにくくなりますし、その先の細かい内容は、当事者(社内担当者と電話相手)の領域ですから。

これくらいメモしておけば、「どういうこと?」などと言うヤツの方が無能と思ったら良いです。
普通は「判った。取り敢えず電話してみる」となるし、せいぜい「クレームの内容については何か言ってなかった?」と、補足を求める程度でしょう。

相手が電話番号を言わなかった場合は、その他欄にその旨を書いておけばいいです。
ただ電話番号を調べるのも、ひと手間必要ですから、「念のためお伺い出来ないでしょうか?」と言って、極力、相手に電話番号を聞く習慣を付けた方が良いと思いますよ。

売り込みとかかな?って思ったら「特に用件は言われませんでした。」とでも書いておけばいいです。
「どういうこと?」って聞かれたら「知りませんが、もしかしたら何か売り込みとかかも知れませんね。」くらい、返事しておけば良いです。

社内の人が、折り返し電話をする時にやりやすい様に、気配りすればいいですから。

置く場所は、目立つトコであればどこでも構いません。
電話やPC画面にセロテープで貼り付ける人も居ます。

投稿日時 - 2010-04-15 10:03:10

ANo.3

BCJ

こんにちは。
以前、会社で「連絡簿」と言うのを付けてましたよ。
内容は。
「日付」「時間」「相手の名前」「要件」「自社の担当者名」「折り返し連絡なのか・相手が改めて連絡しますのか」「連絡先」「担当者の確認サイン記入欄」とか。
社員は必ず「連絡簿」をチェックしなければいけません。
急用の時は担当者の携帯へ連絡します。
「営業がしってるよ」と言われても「わたくし新人な者ですから申し訳有りません」とか「担当者に叱られますから」とか、面倒臭がられたり軽く見られても必ず聞いた方が良いですよね。トラブルの元です。
連絡簿は表組みにした方が良いです。
担当者別の連絡簿でも良いですね。

投稿日時 - 2010-04-15 09:29:59

○○様へ
○月○日 ○時○分
○○(会社名・部署名・お名前)様よりお電話がありました。
内容xxxxxxxxxxとの事です。
連絡先
○○(あなたのお名前)

私はこんな感じですね、メモはパソコン画面とかキーボードの上とかぱっとみて判るだろうと思う場所に貼り付けます。

相手の方が教えてくれなくても、『念のためお伺いしても宜しいですか?』と言えば大抵教えてもらえます。
それでダメならその旨もメモに付け加えます。

投稿日時 - 2010-04-15 09:21:57

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