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解決済みの質問

エクセルのデータをワードの表内に差し込むには?

vista,word2007,excel2007を使用しております。

エクセルのデータ(名簿です)をワードで作った表(罫線で作ったものです)の中に差し込みたいです。

差し込み印刷の「ラベル」のように<next record>をうまく使えないかと思うのですが、本やネットで調べてもなかなか分かりません。

よろしくお願いします。

※カテゴリを間違えてしまい、2重投稿になってしまいましたが、お許しください。

投稿日時 - 2008-09-19 20:50:11

QNo.4341472

すぐに回答ほしいです

質問者が選んだベストアンサー

補足やお礼で説明している用語が混ぜ合わさっているために、お互いに
理解できるように用語を使って補足されたほうが良いですよ。
表の説明で、行と列のどちらなのかがわかりにくくなっています。

3列の表で複数行の名簿のようなものを作成したいのですよね?
左列には項目Aを置き、中央列には項目Bを置き、右列には項目Cを置き、
行ごとにExcelのデータが次へと変わるようにしたいということでよい
のでしょうか?

書かれていることから推測すると、≪NextRecord≫を左右中央の各列に
すべて配置しているために、No.2~No.4のお礼などに書かれたデータが
飛んだ状態になっているのだと思います。
これだと、Excelのデータ行が列ごとに次にデータになってしまうので、
おかしな動作に見えるのです。

例:Excelデータシートで1行目がタイトル(フィールド名)行でA~C列の
  場合での説明です。

Word側の表が以下のようになった場合(「→」は列区切りを示します)
≪項目A≫→≪NextRecord≫≪項目B≫→≪NextRecord≫≪項目C≫
≪NextRecord≫≪項目A≫→≪NextRecord≫≪項目B≫→≪NextRecord≫≪項目C≫

これだとExcelのデータは
 A2のデータ → B3のデータ → C4のデータ
 A5のデータ → B6のデータ → C7のデータ
になるのでA列は3つおきのデータになってしまうのです。

これを
≪NextRecord≫NextRecord≫
≪項目A≫→≪項目B≫→≪項目C≫≪NextRecord≫
≪項目A≫→≪項目B≫→≪項目C≫ (ページ最終行は≪NextRecord≫なし)
のような形式にするか
≪項目A≫→≪項目B≫→≪項目C≫
≪NextRecord≫≪項目A≫→≪項目B≫→≪項目C≫
≪NextRecord≫≪項目A≫→≪項目B≫→≪項目C≫
のような形式にしてあげれば
Excelのデータは
 A2のデータ → B2データ → C2データ
 A3データ → B3データ → C3データ
のようにExcelの行とWordの行が同じになるのです。

この仕様を理解していれば、最初の表の作りを変えなくても大丈夫だと
思います。

ちなみに、既に変更した表については[タブ区切り]を使えば項目ごとの
配置も表のときと同じに配置できると思います。
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word2007/word2007-tab.html

投稿日時 - 2008-09-20 15:41:10

お礼

>書かれていることから推測すると、≪NextRecord≫を左右中央の各列に
すべて配置しているために、No.2~No.4のお礼などに書かれたデータが
飛んだ状態になっているのだと思います。
これだと、Excelのデータ行が列ごとに次にデータになってしまうので、
おかしな動作に見えるのです。

まさにご指摘の通りです。
拙い私の表現を補ってくださり、ありがとうございます。
時間のあるときにやってみようと思います。

投稿日時 - 2008-09-23 09:43:34

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回答(7)

ANo.7

>差し込みたいです
「差し込む」という言葉は
(1)一般的な言葉の意味で、ワードの表のセルに表示したいということでも使えないことは無いとおもうが、
(2)エクセルから貼り付けた、ワードの表に基づいて、差込印刷をしたいのか。(ワードとしては差込印刷はこれが基本)
(3)エクセルの表に基づいて差し込みしたいのか。
(ユーザーとしてはこれが多いようです)
ワードには表の中身を作る事は不要。
(4)そのほかVBAを使えばエクセル内でワードの差込印刷のようなこと(印刷)が出来るが
そのうちどれなのでしょう。
ーー
(2)(3)のどちらにしても、ワードの差込み印刷は、フィールド(コード)の仕組みを使っているので、そちらを詳しく(WEBで、解説本はすくない)勉強されたら。
<<NextRecord>>は以ページに、エクセルでは2行以上にあるデータを1ページに納めるためのもの、例えばラベル・シールシート1枚に8人分印刷するとき、エクセルでは連続した8行からデータを採ってくるとき使う。こういうことを念頭に
>next record>をうまく使えないかと思うのですが
が何を言っているのか、その場合使わざるを得ないのか、考えたらどうですか。

投稿日時 - 2008-09-22 13:07:52

お礼

「差し込む」という言葉にはこれだけあるんですか~
私の場合は、(3)です。

>フィールド(コード)の仕組みを使っているので、そちらを詳しく(WEBで、解説本はすくない)勉強されたら。

はい、そうします。

<<NextRecord>>は以ページに、エクセルでは2行以上にあるデータを1ページに納めるためのもの、例えばラベル・シールシート1枚に8人分印刷するとき、エクセルでは連続した8行からデータを採ってくるとき使う。こういうことを念頭に

なるほど!

>next record>をうまく使えないかと思うのですが
が何を言っているのか、その場合使わざるを得ないのか、考えたらどうですか。

私のレベルでは、全く考えが及びませんでした。スミマセンw

投稿日時 - 2008-09-23 09:46:09

ANo.5

ANo.3,4です。その後の経過を書いて頂きありがとうございました。

> 3項目のデータが、右から何ミリ、左から何ミリというようにきちんと整列していないといけないのですが、スペースを入れて調節したら、なんとか形になりました。

下記のように操作すると、セルの余白を調整できます。 次回お試しください。

1) 余白を調整したいセルを選択します。(複数のセルを選択できます。)
2) 右クリックから「表のプロパティ」を選択し「セル」タブを開きます。
3) 「オプション」ボタンを押します。
4) セル内の配置の「表全体を同じ設定にする」のチェックを外し、調整したい余白に数値を入力します。

投稿日時 - 2008-09-20 14:01:38

ANo.4

ANo.3です。

> ところが、プレビューを押すと、データが飛ばされてしまっているのです。3つおきにしか反映されていないのですが、それが表の列数(3列)と一致するので、ここに問題があるような気はするのですが・・・

差し込み元のExcelの表(データベース)が、3行で1組のデータになっているということでしょうか?

差し込み印刷に使用できるデータは、1行に1組のデータがあることが条件です。空白行やセルの結合などがあってもうまくないです。

「Excel住所録 作成の落とし穴--こんな住所録作っちゃイカ~ン」
http://kokoro.kir.jp/know/meibo.html

投稿日時 - 2008-09-20 00:51:03

補足

その後の経過を書きます。
結果から述べると、一応、目指すものはできました。

ワード内の行を3つではなく1つにして、差し込むデータの3項目を横並べに入れました。
もともとしたかったのは、左の行には項目A,真ん中の行には項目B,右の行には項目Cを挿入してみたかったのですが。

データをすべて入れ終わってから、行の高さを調節しました。
ここで、3項目のデータが、右から何ミリ、左から何ミリというようにきちんと整列していないといけないのですが、スペースを入れて調節したら、なんとか形になりました。

投稿日時 - 2008-09-20 13:20:11

お礼

ご指摘くださり、ありがとうございます。
もともとのエクセルのデータはきちんと「リスト」になってます。

私は差し込み印刷機能が好きなので、これまでに何かあると利用してきたので、基本的なことは間違えていないと思うのです。

今回、《NewRecord》コマンドを差し込むことが可能ということを知り、新たな境地に入ったような気になっています。教えてくださりありがとうございます。

もう少し勉強してみます。今日はこの時間になってしまったので、TIME OUT しますが。。。
その後、進展ありましたら報告します。

ありがとうございました。

投稿日時 - 2008-09-20 01:00:50

ANo.3

差し込み印刷の前半の操作は、下記URLのページをご参照ください。

「Word2007(ワード2007)基本講座:差し込み印刷」
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word2007/word2007-sasikomi.html

Wordの1行目のセルに1個ずつに見出し項目に対応した差し込みフィールドを挿入し、2行目にコピペします。

2行目のすべてのセルのフィールドの前に「Next Record」を挿入します。(「Next Record」の挿入により2行になると思いますが、そのままにしておきます。)

※「Next Record」は、「文章入力と差し込みフィールドの挿入」グループの「ルール」をクリックして表示される一覧に表示されます。

2行目を選択して、3行目以降の行にコピペします。

1ページ分の行数ができれば、90%完了です。
(この段階では、表は2ページに亘って表示されています。)

「結果のプレビュー」ボタンを押すと、差し込まれたデータが表示され、1ページに納まるはずです。

「完了と差し込み」ボタンを押して「個々のドキュメントの編集」を選択します。

すべてのデータが差し込まれますので、最後のページの余分な行を削除すれば完成です。
(この文書は個々にコピペした文書と同じものです。)

投稿日時 - 2008-09-19 23:12:39

お礼

ありがとうございます。

No.2の方のお礼欄に書いたのですが、手探り状態で、行をコピペし、1ページ分の行数までやってみました。

ところが、プレビューを押すと、データが飛ばされてしまっているのです。3つおきにしか反映されていないのですが、それが表の列数(3列)と一致するので、ここに問題があるような気はするのですが・・・

koko88okok様の場合は、そのようになりませんでしたでしょうか?

投稿日時 - 2008-09-19 23:19:33

ANo.2

[ラベル]の差し込みで[複数ラベルに反映]で挿入される≪NextRecord≫
を使いたいのですね。
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word2007/word2007-label.html
これを、通常の差し込みの手順で作成した表に追加したいとうことなら
[ルール]で挿入できませんか?
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word2007/word2007-sasikomi.html
私はWord2007を使用していないのでこちら↓で対応して確認したので、
http://juen-cs.dl.juen.ac.jp/html/office2003-2007/02/03/24/index.html
この[ルール]からで、たぶん大丈夫だと思います。
[ Next Record(次のレコード) ]が希望のコマンドですね。

投稿日時 - 2008-09-19 22:21:50

お礼

ありがとうございます!
[ルール]をいじってみたところ、私の求めていたものに近づいてきました。

実は、データを差し込みたい表が、3列で、列ごとに差し込むフィールドが異なるのですが、[ルール]から《NextRecord》を入れて、「すべてのラベルの更新」をクリックしても、一つのフィールドしか反映されなかったり…

《NextRecord》をフィールドごとに入れて、そのセルをコピペしてから、「ラベルのプリビュー表示」をクリックすると、3つの情報がそれぞれでるのですが、今度は差し込むデータが3つ飛ばしになってしまっていました。

でも、たしかにこの機能を使うことはたしかなようです。
これを手がかりにもう少し粘って研究してみたいと思います。
ありがとうございました。

投稿日時 - 2008-09-19 23:14:40

ANo.1

差し込み印刷は、わかりませんがExcelの表をWordに貼り付けたらいかがですか

http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word2007/word2007-keisan.html#excel

投稿日時 - 2008-09-19 21:12:36

お礼

ありがとうございます。
この場合、ワードに貼り付けられた表の細かいサイズは設定しなおすことは可能でしょうか?

作成しているワード文書は、指定されたもので、表のサイズ(罫線の太さや横幅など)がまったくオリジナルなものなのです。

ワードですと、ミリ単位で作表できるので、指定されたとおりの表を作成できるため、できればその表の中にデータのみを差し込めたらと思っています。

投稿日時 - 2008-09-19 21:24:18

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