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締切り済みの質問

書類の電子化→保存(検索可能)な簡単な方法

紹介状や講演会での資料(紙)などの書類を、
スキャナー等で取り込み、
-----------------------------
・日付(自動)
・名前(任意)
・カテゴリ(任意)
-----------------------------
など、複数条件をつけてデータ化して保存を行い、
後日、条件検索が可能なアプリ?ソフト?を探しているのですが、
誰にでも簡単にできる方法をご存知の方いらっしゃいましたら
教えていただけます幸いです。

※名刺管理アプリに近いのですが、
 書面の文字はデータ化する必要がなく、保存されるファイルに対して
 検索ができるように情報を与えたいのですが、良いものが見つからず悩んでいます。

エクスプローラーの並び替えでの管理も考えたのですが、
量が多くなると現実的でないため、ご教授いただけましたら幸いです。

・インストール型 / クラウド型、
・有料・無料

は特にこだわりません。

PC操作が苦手なスタッフでも簡単にできる方法ありませんでしょうか。

投稿日時 - 2015-11-09 16:38:50

QNo.9077684

困ってます

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回答(7)

ANo.7

質問で <書面の文字はデータ化する必要がなく> は不可解です。
文字ではなく中身の記事のことですか? 保存し検出もしたいのは題名・分類名・系統名のような [件名] だけ、という意味でしょうか?

補足説明をしない不熱心は失礼な態度ですが、お困りでしょうから再度回答しこれで教えを打切りたいと思います。

[件名] だけ、[内容データ] の場合を問わず、[構築] するとき簡単にでき、
[検索] も易しいソフト、と仮定して乏しい知識ながらも回答します。

リレーショナル・データベースの機能を持つ簡易型のソフトが便利です。
簡易型なら入力操作が割と簡易だし、R.DB 型だと訂正・変更は1箇所直すと、処々方々に記載した該当箇所も自動的に修正されます。
検索では、例えば
[地域]の中の[xx年令]の抽出、[理科系分野]のうちで[教授・教員] などの同時抽出 (and条件) もOK、
[xx所属]か或いは[oo 資格の所持者] といった異種分野にまたがる該当事象の抽出 (or 条件) も、なんでもOKです。

具体的な商品は、「R.DBのソフト」と探査すると、例えば Amazonn では 次のような品種が山ほど出てきます。
 コクヨ パーソナル文書管理¥1.8k、
 ファイルメーカ Drill Book ¥3.64、
 Microsoft Office Access ¥7.98。

R.DB 型のどの商品が良いかは、体験者(個人の主観ですが)に聞くか販店のベテラン級の店員さん(知識レベルによっては客観性に近い主観) の説明に頼るほかないでしょう。

その前に、下調べしておき、尋ねるとき無駄骨折ったり店員に的確に伝わるようよう構えた方が賢明・有益かもしれません。
参考サイト「nyoi Box」=如意箱
http://www.ni-ware.com/nyoibox/index.html?utm_source=yahoo&utm_medium=cpc&utm_term=データベースソフト&utm_campaign=yahoolis
   

投稿日時 - 2015-11-16 19:43:11

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ANo.6

並列保存で1件ずつ検出するではなく、ツリー構造に分類・保存しておき、どの分類レベル(名)かに属するそのグループ全数のファイルを検出したい、という目標なのでしょうか。

何をどうしたいのかの説明をもう少し正確に示して貰らわないと、解決策のとき違う解釈をしていて、目標に外れた回答をしてしまう恐れがありそうです。

単純には、フォルダーを分けて分散ツリー式に保存しておき、呼出すとき小さなフォルダーを開き中身ファイル全部を取出す、という方法だってあります。 アプリソフト不要です。
   

投稿日時 - 2015-11-15 13:36:27

ANo.5

日付/名前/カテゴリで管理できるのであれば、
フォルダー名やファイル名をそのように名前を付ければ、
ソフトは必要ないと思われます。

スキャンしたファイルの中身の文字列を検索したいのであれば、
ググるとvectorに探三郎(全文検索ソフト)という物があります。

投稿日時 - 2015-11-13 16:32:08

ANo.4

機種が書いてないですがWindows OS の場合でしょうか。
質問は、保存したファイルを見つけたいということでしょうか。

Mac OS の場合は、ファイルでもフォルダでも、簡単に誰でもどこにあるか検出できます。
画面HDのアイコンを開くと、上端に検索語の記入欄が出ます。
記入欄へファイル名を書入れると、どこのフォルダに存在するか画面下側に表示されます。それだけで判明、簡単です。

文字ファイルでも画像ファイルでも検出可能です。
保存名が不明確でも、一部字句だけでも該当ファイルがズラリと並びます。
Windows OS 使用の場合でしたら、MAC OS 互換ソフトを入手して検索する方法もあります。
御参考まで。

投稿日時 - 2015-11-10 23:53:08

ANo.3

>複数条件をつけてデータ化して保存を行い
いまいちイメージがつかないのですが。。
スキャナーで取り込んだ資料をPDFファイルで保存するって
ことですかね。
で、そのPDFファイルをどうにか検索できるようにしたいって
ことなのでしょうか。

だとしたら、スキャナーでとったあとPDFファイルはリネームするなり
所定の場所(サーバー上の共有フォルダ等)に保存するんですよね。
その際に、ファイル名を「日付_名前_カテゴリ_資料名.pdf」で保存して
あとはエクスプローラ上で並び替えするなり、検索すればいけると
思うのですが。
それに、カテゴリ分けしたフォルダに保存すれば、もっと探しやすくなる
のかなと。

見当違いの回答でしたらすみません。

投稿日時 - 2015-11-09 19:15:37

ANo.2

講演会の資料を電子化して保存する場合
それが仕事用だと
実は著作権法違反になったりもします。

投稿日時 - 2015-11-09 17:45:59

ANo.1

http://mediadrive.jp/products/eds/

投稿日時 - 2015-11-09 16:50:58

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