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解決済みの質問

業務改善の発表資料 構成

パワポで業務改善の発表資料を作らなくてはいけないのですが
構成をどうすればいいのかわかりません。

このような資料は作ったことはないのでアドバイスお願いします。

材料は整っています。

・改善前の内容
・改善後の内容
・改善した事
・改善したきっかけ
・改善前の問題点
・数字でみる効果
・今後の課題

この内容を基にどのような構成で資料を作ればいいのでしょうか?

起承転結かと思ったのですが
それに当てはめようにもどこが該当するのかよくわかりません。

投稿日時 - 2015-07-29 20:59:00

QNo.9021047

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

私もいつもこういう資料を作る際は迷いますが、一番大事なのはこの資料を見せる相手が誰で、どのようなことを知りたがっているか?ということだと自分では思っています。

相手が役員など経営層に近い人であれば、数値効果やコストなどが一番知りたかったり、
同僚や同じく改善に取り組もうとしている他部署の人なら、改善の具体的な方法や、改善でよくなった現場の声が聞いてみたいことだったり。

私はとりあえず、自分が表現したいと思うことをどんどんパワポに書いていきます。それで数十ページになったものをマスターとして取っておいて、話をする相手に合わせて数ページ抜き取って発表資料にまとめます。で、時間15分だったら発表10分してそのあと質疑応答5分で質問されたことに応じて、必要があれば発表しなかった残りのパワポページを使いつつ説明したりします。

投稿日時 - 2015-07-30 20:54:57

お礼

ありがとうございました。

投稿日時 - 2015-08-10 23:35:53

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回答(7)

ANo.6

基本はそれでよいと思いますが、実際には発表時間がどの程度かということと、聴衆はどの程度の数かで少し違って来ます。
パワーポイントはあくまでスクリーンを遠くから見るという前提で細かい文字は入れず、新聞の見出し程度の字数にします。それで不足する部分は配布文書にデータとして添付すれば良いでしょう。
時々真面目な発表者は発表原稿そのままをパワーポイントの画面に表示することがります。
そんなものはちょっと遠い席では読めるはずがないのです。
構成では最初にこの改善の概要を簡単にまとめたものを出すと良いでしょう。
「こういう改善をこのようにやった例を発表します。」という内容で、まず聴衆の興味をひきつけることです。
次に発表時間を考えて、ページ数が多すぎず少なすぎずにすることです。
多すぎると急ぎすぎになります。少ないと折角のパワーポイントが役不足で間の抜けたものになります。
1分間で400字くらいの感じで原稿を作り、毎分1-2毎程度がよいと思います。

投稿日時 - 2015-07-30 15:21:24

お礼

ありがとうございました。

投稿日時 - 2015-08-10 23:35:55

ANo.5

構成的には良いと思いますよ。

順番は若干変えた方がいいかもしれません。
私なら、
1(改善前の)問題点(ここに「改善前の内容」を盛り込んでおく)
2 改善後の内容(ここに「改善した事」を盛り込む)
3 改善したきっかけ(ここに数字で改善前、改善後(予測)を盛り込む)
  (あえて資料化も必要ないかもしれない。口頭説明だけ。あっても1行程度) 
4 今後の課題(この件はこれで改善方向に向くが、その他懸念課題だとか
  他へ繋げられそうなー水平展開ですねー課題をあげておく

といったところでしょうか。会議がどんな雰囲気か持ち時間の長短が分からないし、
何とも言いにくいところです(つまり会社や人によって、簡潔な資料を好むか、
起承転結でくどいような資料が良いのかはここでは判断しづらい)。

PPTはその名の通り「ポイント」なので、くどくど文字を書く資料ではないことは
ご存じでしょうかね?出来るだけ具体的な数字・数値、画像などを見せ、
文字は簡潔に体言止めを心がける。内容は出来るだけ口頭で説明する。

大事なのは、何を伝えるか?何を一番伝えたいか?です。
私が順番を変えたのは、1に今起こっている問題点を挙げ、2にその改善内容を
報告、3に数値の変化が妥当だと思うからです。
もちろん、最初に結果を先に出すのが良いって人もいるでしょう。
それは数値改善が例えば50%のクレームが5%になった、とか利益改善が
150%以上とかといった「目に見えて大きいインパクト」の場合のみだと思います。 
そうでもない内容なら、きっちり導入から入るべき(くどさは厳禁です)で
ショートストーリー的に順を追うべきであると思います。

起承転結が良くないのではなく、まずは資料の内容ありき、効果具合の大小、
発表者の技量、あとは周りの反応で構成を考えるものです。
トークが最悪な人がやると、「結」から始めると、プロセスを疑われてしまうのです。
「お前、本当にやったのか?改善行動やったのか?」と。
そこが難しいところですね。 

投稿日時 - 2015-07-30 10:12:22

お礼

ありがとうございました。

投稿日時 - 2015-08-10 23:35:57

ANo.4

私ここでは何度も言っているのですが、「起承転結」は一番悪い構成です。

理由は、最後が結だと、めでたしめでたしになるからです。
聞き手が考えなくなりますし、ただ調べましたということしか評価できません。
4コマ漫画見ているんじゃないんですから工夫が必要です。

パワーポイントというのは、プレゼン資料としてのスライドを作成するツールです。
ということは、プレゼンを構成しなければいけません。

プレゼンは、その話が非常に重要でかちがあるということをまず理解させなければいけません。
また、聞き手の脳に参加をうながすようにもっていかなければなりません。
最後は何かを実行するのに障害になっているようなことを提示しなければなりません。
それで、聞き手は、本気でどうにかしようと思うのです。

まず最初は、表紙です。
そんなもん、とおもわれるかもしれないけど、これは実は非常に大事なものです。
タイトルを、キーワードとかキャッチフレーズのような言葉にして画面に表示してください。これがあとできいてきます。

そして2ページ目はレジュメ、というか目次です。これも重要です。
どういう順に何を話すかを予告するので、聞き手は何を訊かなければいけないか、どの程度時間がかかるかがわかる仕組みです。
営業がいきなりずらずら話をするといやになりますけど、「1分だけ時間をいただけますか」といわれたら聴く気になるでしょう。あの理屈です。

3ページめから本題です。

3ぺ―ジめ、つまり一番最初は、成果を言います。改善したこと、です。前の状況なんか言わなくていい。

4ページ目、改善前と改善後を1ページで比較できるように掲示します。

そして視覚効果で、改善前の項目内で改善前の問題点をぐるりと○でかこったり指印でさし示します。

5ページ目は、4ページ目と全く同じ枠に、別の文字が入っているようなデザインで、問題点だけを表示します。
枠が同じなので、構造がわかります。

6ページ目はきっかけをあっさりと記載します。
これは業務的な話ですから、イラストとか漫画を入れて説明するのがよいでしょう。
ここで問題点を口頭で確認します。

7ページ目は、4ページ目と同じものを表示します。
問題点を提示後に前後比較をまた見るのです。

このページ無駄じゃないか。違います。
決してプレゼン中に前のページに行ったりどこかのページに飛ぶような操作を行ってはいけません。
スライドは順方向にいく紙芝居として演じます。
ですから、同じものを表示するのだとしてもページめくりでやります。
これをやらないと、いつ終了するのかの感覚がつかめなくて聞き手が疲れます。

8ページ目、数字でどういうことになったかを、グラフ表示と、代表点のプロットの座標で示します。

改善はできたけど、不満なことがあるはずで、その不満を述べます。こういうことが片付いていない、と口頭でいいながら、
9ページ目、今後の課題のスライドに示します。
ここでしゃべるのは、今回のやりかたで本当に正解だったのか、反省点を見つけたいという意味のことを言います。
今後の課題は全部できた、将来はこうなるといいね、という説明にしてはいけません。
今回とりこぼしたようなことを述べて、それにつなげてください。
ここで聞き手が頭を使うことになります。

10ページ目、は1ページ目と同じものを使います。
これが重要なのは、今回の話が何の目的だったかの確認をおこなうからです。
その説明になっていたろうか、と思い出すことになります。

この構成にすれば、聞き手は必ずついてきます。
そして評価をしてくれ、問題を共有してくれます。

投稿日時 - 2015-07-29 23:42:10

お礼

ありがとうございました。

投稿日時 - 2015-08-10 23:35:59

ANo.3

(1) テーマ(題名)とメンバー紹介
(2) 改善に取り組んだ期間と流れ・・・問題に取り組んだスケジュール
(3) 改善のきっかけ・・・業務の流れとその問題点の提議
(4) 改善前(問題点)と改善後の比較内容
(5) 数字の効果・・・目視出来る効果
(6) 今後の課題

こんな感じでしょうか。
パワポは文字ばかりを羅列し勝ちになり易いです。
しかしそれでは文字が小さくなり、見る側からはとても見辛く感じられます。
語句を短く、動画(フェードイン・アウトやワイプ等)を駆使して、眼で訴えるパワポがお勧めです。
頑張ってください。

投稿日時 - 2015-07-29 21:53:10

お礼

ありがとうございました。

投稿日時 - 2015-08-10 23:36:01

ANo.2

基本は、1ページ1分の分量のつもりで、発表時間で許される枚数を把握して、

1ページには16ポイントくらいの大きめの文字で最小限の文章(論点)だけを書く、

というのをしていると、
「タイトルおよび所属」
「テーマと、発表の流れ(目次に相当)」
「きっかけ、問題点の認識」
「問題点の分析と改善方法」
「改善方法と改善結果」
「改善前後での数字で見える効果」
「さらなる改善可能性・課題」

というくらいで済ませてもらえると、観る人の頭の中で順番がこんがらがらず、すっと経緯の時間的流れと論理的に考えて対策した流れがよく伝わります。

投稿日時 - 2015-07-29 21:19:33

お礼

ありがとうございました。

投稿日時 - 2015-08-10 23:36:02

ANo.1

なぜ、素直に「パワーポインター」と言えないのかと思います。ところで、そのままの構成で書けば言いと思います。

投稿日時 - 2015-07-29 21:10:00

お礼

ありがとうございました。

投稿日時 - 2015-08-10 23:36:04

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